Améliorer les performances de l’entreprise repose sur 2 axes complémentaires : les chantiers de réduction des gaspillages et de résolution des problèmes, le pilotage de la performance au quotidien dans une logique d’amélioration continue.

Dans l’approche Lean, le pilotage de la performance se construit puis s’anime en impliquant les acteurs à tous les niveaux de façon à mobiliser les équipes dans l’atteinte d’objectifs clairs et partagés, à une fréquence très régulière, adaptée au contexte métier et au niveau de risque d’écarts à la cible ou aux standards.

La Supervision Active ou Animation à Intervalle Court (AIC) est la méthode que nous mettons en œuvre pour répondre à ces besoins.

La Supervision Active : pourquoi, pour qui, comment ?

L’atteinte et le suivi des objectifs "SQDC" de Sérénité / Sécurité, Qualité, Délais et Coûts (rentabilité) ne doit pas être la seule affaire du management. Dans l’esprit d’intelligence collective du Lean Management, il est fondamental d’associer tous les acteurs de l’entreprise au pilotage, chacun à son niveau et dans son champ de responsabilité. L’encadrement de proximité a notamment un rôle crucial et complexe, à l’interface entre les besoins des opérateurs et les attentes de la direction. Il manque souvent de temps ou de formation pour jouer correctement son rôle. Les missions, attentes et contributions de chacun doivent donc être clairement définies en ce sens.

Il faut ensuite pouvoir s’appuyer sur des éléments clairs et factuels : qu’est-ce qui traduit une "bonne journée" pour chaque acteur, en matière de SQDC ? C’est là, l’enjeu des supports de management visuel.

Enfin, il convient que les encadrants, chacun à leur niveau, animent leurs équipes autour de ces supports, pour capter les irritants rencontrés, en comprendre les causes et définir ensemble des actions correctives ou d’amélioration qui permettront de supprimer les problèmes. Une séquence de rituels ou points d’animation opérationnelle doit être déployée, et les bonnes pratiques d’animation (comportements) acquises. Il s’agit de l’AIC à proprement parler et des standards d’animation.

En synthèse, le pilotage d’une activité requiert :

  • Des rôles et responsabilités clairs en matière de contribution au pilotage de la performance,
  • La construction de supports de management visuel qui permettent tous voir la même chose en termes d’écart à la performance, de causes d’écart et d’actions engagées,
  • La mise en œuvre de points d’animation courts, de tours de terrain structurés ("Gemba Walks"), de passage de consignes, de réunions périodiques orientées "performance" : les rituels de l’AIC,
  • L’acquisition des comportements associés, impliquant le terrain et focalisés amélioration.

Les bénéfices et résultats de la Supervision Active

Structurer et renforcer l'animation des équipes opérationnelles par un véritable management de proximité permet d’entraîner et focaliser les équipes sur l’amélioration des performances, mais également de recentrer les managers sur leur "vrai rôle" : faire émerger les besoins et pistes d’amélioration connues du terrain et apporter leur support (arbitrage, moyens, expertise …) à leur mise en œuvre. Plutôt que de jouer un rôle de pompier permanent ou d’être détourné de leur "valeur ajoutée" de manager par des tâches administratives ou de reporting.

La Supervision Active rééquilibre cela en responsabilisant les acteurs de terrain et en permettant à tous les encadrants d’être alignés sur des objectifs partagés.

Elle est basée sur un partage d’informations visuelles autour des indicateurs de performance SQDC :

  • Sécurité : maîtriser les risques pour éviter les accidents.
  • Qualité : assurer la fabrication d'un produit ou d'un service conforme.
  • Délais : éviter les ruptures de demandes clients et produire "au plus juste".
  • Coûts : optimiser l'utilisation des ressources et produire "au juste prix".

L'Animation à Intervalle Court doit intervenir quotidiennement à tous les niveaux : équipes terrain et management direct, responsables de services en liaison avec les services dit "Support", et la Direction, en liaison avec le management des services "Support". Des réunions hebdomadaires ou mensuelles de pilotage de la performance, permettent ensuite de :

  • Valider les tendances par rapport aux objectifs
  • Identifier et lancer des chantiers type 5S, Résolution de problème, Kaizen ... ou des projets Lean 6 Sigma (variabilité/qualité)
  • Piloter l'avancement des chantiers et des projets
  • Vérifier le bon alignement des organisations sur la performance

L'AIC est donc une boucle d'animation impliquant l'ensemble des acteurs de l'entreprise.

Ses résultats directs seront de :

  • Mettre l’Humain au centre de la performance.
  • "Caler" le pilotage sur les orientations stratégiques.
  • Garantir le respect des standards.
  • Créer une dynamique de progrès en retirant les "irritants", en améliorant les résultats SQDC au quotidien et en initiant les chantiers qui approfondiront ces améliorations.
  • Définir les priorités et développer la communication et les interactions entre services.
  • Partager une vision « moyen et long terme » de l'activité, qui alimentera la construction de la feuille de route stratégique.

Avec l'Animation à Intervalles Courts, nous constatons des gains de productivité à 2 chiffres sur les projets menés ainsi qu'une amélioration significative de l'état d'esprit des équipes qui adoptent un comportement pro actif et efficace.

Il s’agit également d’une base qui pourra permettre de développer des Unités Autonomes ou encore de développer une entreprise agile, voire "libérée".

Pourquoi XL ?

L’enjeu méthodologique de la mise en œuvre de la Supervision Active repose sur le dimensionnement "au juste nécessaire" des supports de management visuel et des rituels d’animation. En parallèle, il s‘agit d’acquérir les bonnes pratiques associées, de façon à utiliser le dispositif avec la rigueur nécessaire.

Grâce à notre expérience de 30 ans dans des entreprises de tous secteurs d’activité et de toute taille, en France et à l’international, nous construisons avec les équipes du terrain :

  • Les relevés à intervalle court nécessaires aux postes
  • Les indicateurs pertinents pour l’activité
  • Les tableaux SQDC d’animation des performances clairs et visuels
  • Le contenu et les modalités des points d’animation, calés à une fréquence adaptée
  • Le parcours des tours de terrain

Puis nous accompagnons les animateurs (chefs d’équipe, managers de proximité ou de secteur) dans l’acquisition des comportements, par l’intermédiaire d’un coaching structuré.

Nous formons les relais internes qui pourront suivre et démultiplier la démarche.

En fonction de la taille et du contexte de l’entreprise, la mise en œuvre de ce dispositif est déclinée :

  • De la direction vers le terrain ou inversement,
  • Lors de deux ou trois chantiers successifs,
  • Qui débouchent sur la phase de coaching.

Il faut compter, selon le périmètre, de 3 à 6 mois pour mettre en place la démarche.

Nos consultants sont dans une logique de "faire faire" pour vous permettre d'apprendre et de savoir mettre en œuvre le pilotage le plus rapidement possible.

Fichier à télécharger

Vidéo