Au-delà d'une recherche d'améliorations ponctuelles, parfois sans lendemain, votre entreprise a besoin d’ancrer et de pérenniser une «culture de la performance» en s'appuyant sur l’ensemble de ses collaborateurs tout en améliorant l’efficience de l’Entreprise. Combiner ces 2 objectifs est la base pour lancer un projet de transformation.

Les entreprises doivent s’améliorer pour faire face aux nouveaux défis

Votre entreprise a connu des périodes de croissance organique et/ou externe, des difficultés ; elle fait face à une arrivée massive et croissante de nouveaux services et/ou produits pour mieux servir ses clients et répondre aux attentes du marché, … entrainant des dysfonctionnements qui perturbent ses opérations.

Votre performance et votre capacité de croissance sont ralenties …

Néanmoins, votre entreprise continue à servir ses clients, à innover, à produire du résultat mais au prix d’efforts et d’investissements humains (horaires, mode pompier permanent, stress,…) totalement disproportionnés avec comme conséquences :

  • Des tensions internes
  • Un sentiment d’inefficacité des équipes
  • Le renforcement des « silos » et une organisation verticale
  • Des relations Clients de plus en plus délicates
  • Un taux de service qui tient du « miracle permanent »
  • Des process inadaptés à la taille et l’organisation de votre Entreprise
  • Une hausse des charges et une rentabilité au mieux constantes malgré une hausse du CA

Et comment faire face aux prochaines commandes, aux nouvelles demandes des Clients ?!

Les solutions semblent souvent connues …

La Direction identifie clairement ses manques de performance … souvent via un regard financier et elle connait la faiblesse de ses modes de fonctionnement. En effet, aucune organisation n’étant parfaite, il a fallu faire des choix assumés. Seulement, le marché a évolué et il faut savoir également faire évoluer l’entreprise au bon moment et avec le bon angle.

Côté terrain, les salariés connaissent très bien les faiblesses du fonctionnement au quotidien : fatigue, pertes de temps, attente des produits, propositions qui n’aboutissent pas, démotivation … Mais ils n’ont bien souvent pas les moyens d’être entendus ou n’osent pas s’exprimer.

La recherche de l’Excellence Opérationnelle

Vous recherchez ainsi une démarche qui va permettre d’emmener votre entreprise vers l’Excellence Opérationnelle :

  • Mettre le client au cœur des préoccupations quotidiennes
  • Impliquer tous les collaborateurs, améliorer les conditions de travail, redonner de l’autonomie (UAP), réduire les déplacements, …
  • Optimiser les flux (Services ou Produits) : réduction des temps de traversée, des en-cours, des stocks, optimisation de la supply chain, …
  • Mettre en place des rituels quotidiens, hebdomadaires, mensuels et le management visuel associé
  • Réduire les Non Valeurs Ajoutées (NVA), tous les gaspillages
  • Installer une culture de la performance, s’améliorer à partir de standards clairs, rentrer dans la dynamique de l'Amélioration Continue
  • Pérenniser la dynamique mise en place sans retour en arrière possible

... Et éviter les écueils : le Lean est trop souvent devenu un mot «passe partout» qui embarque toutes les initiatives d’amélioration avec parfois des projets mal vécus, incompris, non partagés se terminant souvent par un essoufflement … au mieux !

Les principales raisons de ces situations sont :

  • La productivité ou la réduction des coûts comme seul et unique objectif
  • Un projet top-down sans implication du terrain ni objectifs clairs
  • Une vision du Lean comme une simple boite à outils

Comment réussir votre projet de transformation Lean ?

Le Lean et votre volonté d’aller vers l’Excellence Opérationnelle doivent s’inscrire dans le cadre d’un projet d’entreprise à savoir :

  • Une vision claire des objectifs du projet, des ambitions pour l’entreprise à moyen terme, un alignement avec la stratégie
  • Un « début de projet » : un diagnostic de la situation pour disposer d’un socle factuel et partagé
  • Une « fin » : l’atteinte des objectifs sur une échéance à définir (entre 6 et 18 mois en moyenne)
  • Une roadmap composée de chantiers d’amélioration (pour atteindre les objectifs) selon les priorités définies ensemble
  • Un plan de formation adapté aux attentes des collaborateurs et aux exigences du projet
  • Une équipe impliquée pour garantir la pérennité et l’autonomie

1. Afficher la vision stratégique

Votre projet doit disposer d’un sponsoring fort de la Direction et définir les objectifs (ambitieux) à atteindre :

  • Quels objectifs pour mon entreprise ? quels indicateurs ?
  • Comment aligner ma stratégie et les améliorations à venir ?
  • Quels objectifs pour les collaborateurs ?
  • Comment mesurer la satisfaction et les atteintes des objectifs définis ?
  • Quels gains ?
  • Comment mesurer la satisfaction de mes Clients ?

La communication sera un élément fort tout au long du projet pour informer des avancements des chantiers, partager les succès, reconnaitre le travail réalisé, féliciter les collaborateurs.

Un accompagnement est prévu sur ces points essentiels au démarrage du projet et tout au long des chantiers.

2. Réaliser un diagnostic de performance

Le Diagnostic va permettre d’établir factuellement un état de l’existant, identifier les priorités en se calant sur les objectifs à atteindre. Au-delà de ces éléments factuels, le Diagnostic permet de démontrer la volonté de changer, d’améliorer son efficience, de faire évoluer ses pratiques managériales et surtout d’impliquer l’ensemble des collaborateurs. Cette démarche permettra ainsi de partager une vision commune de l’existant, de disposer d’un même regard sur les forces et faiblesses de l’entreprise et de construire collectivement la feuille de route des chantiers prioritaires. Le Diagnostic est une étape indispensable du projet et permet d’éviter les échecs liés à la volonté de lancer des chantiers outils (5S, VSM, SMED, …) sans tenir compte de la maturité de l’organisation & de ses hommes, de sa capacité à appréhender ses dysfonctionnements et sa volonté d’engager le changement.

3. Mener des chantiers « pilotes »

La roadmap issue du Diagnostic va faire ressortir les priorités à travers le ou les premiers chantiers qui devront :

  • Être visibles par tous
  • « Donner envie » d'être déployés sur les autres services
  • Impliquer les premiers collaborateurs qui deviendront les ambassadeurs de la démarche
  • Donner des résultats quantifiables (gains financiers, de surface, d’amélioration des conditions de travail, …)

Ces chantiers « quick win » sont la base de la démarche et mettront en œuvre les premiers outils du Lean (AIC, 5S, VSM, …).

C’est la dynamique créée par les premières initiatives locales qui va donner le coup d’accélérateur et permettre d’amplifier l’approche transversale et multi services qu’on doit avoir pour une optimisation de processus ou d’activité.

4. Déployer, généraliser et piloter

Dans la continuité, la transformation doit s’appuyer sur des déploiements très opérationnels, travailler sur la recherche des causes racines des problèmes mais surtout le faire en amenant des solutions qui intègrent les problématiques de chacun et qui conviennent à tous (respect).

Définir clairement les problèmes, proposer des solutions, les mettre en œuvre en équipe puis « mettre la cale » (éviter les retours en arrière) sont des gages de réussite d’un chantier d’amélioration.

La combinaison des formations (voir ci-dessous) et des premiers chantiers doivent amener l’équipe interne vers une plus grande autonomie et ainsi pouvoir mener des chantiers sous leur leadership :

  • Animer des kaizens : 5S, SMED, analyse de déroulement, …
  • Conduire les AIC (jour, semaine, mois) et améliorer régulièrement les tableaux de management visuel
  • Déployer les AIC sur les autres services et la Direction
  • Rédiger les standards de travail

Le déploiement pourra voir la mise en œuvre de chantiers plus complexes et demandant une expertise pointue :

  • Reconfiguration de flux
  • Optimisation de la Supply Chain (DDMRP)
  • Réimplantation de sites
  • Utilisation d’outils digitaux pour les AIC multi sites (iObeya)

Autant la présence des consultants XL sera significative en phase de diagnostic et de chantiers pilote, autant l’équipe interne et notamment le chef de projet devront progressivement « prendre la main » sur les phases de déploiement.

Cette autonomie dans le pilotage de la dynamique d’amélioration continue matérialisée par les AIC, la résolution de problèmes, les standards de travail est essentielle pour éviter les retours en arrière et garantir la pérennité du système.

Un plan de formation adaptée

Un projet de transformation combinera toujours des actions de formations avec les chantiers d’amélioration.

La formation sera dispensée selon les attentes, les profils et devra se combiner harmonieusement avec les phases du projet : la formation apporte la théorie et permet aux collaborateurs de mettre en œuvre directement sur les chantiers en cours, directement sur le terrain !

Par exemple :

  • Aligner l’équipe de Direction au démarrage du projet : partager les attentes, les objectifs et les moyens pour y arriver
  • Sensibiliser les collaborateurs sur le Lean et le projet d’entreprise
  • Former le futur chef de projet Lean (Green ou Black Belt lien vers nos cursus ?) en l’impliquant sur les chantiers terrain de sa propre entreprise
  • Former un groupe sur la résolution de problèmes (yellow belt)
  • Coacher les managers de proximité dans un rôle qui évoluera : plus de pilotage, anticiper, réduire le mode « pompier », mettre les problèmes « sur la table » et les résoudre, … (agir, moins « subir »)

XL Consultants accompagne ses clients depuis 30 ans

Votre projet de transformation trouvera ainsi sa réussite dans la bonne exploitation des outils et dans l'accompagnement vers un changement inéluctable des habitudes, rituels, process parfois très anciens ; combien de fois entendons-nous «j’ai toujours fait comme ça» !

Il va falloir apporter une « énergie » qui viendra bien sûr des consultants mais devra trouver dans tous les cas un amplificateur au sein même de l’entreprise (ou de l’entité concernée) et de chacun des acteurs.

Le savoir-faire d’XL Consultants ainsi que l’œil extérieur de consultants ayant plus de 15 ans de « terrain » ayant conduit de très nombreux projets de transformation sont une combinaison efficace pour garantir l’adhésion des équipes aux changements et transmettre leur expertise sur les différents outils.

En complément, l’Industrie 4.0 amène également des solutions pour accélérer cette phase et faciliter l’ancrage du changement. C’est ce cocktail équilibré qui fait monter en autonomie les équipes afin d’ancrer les bonnes pratiques dans les rituels et la culture de l’entreprise.

Au-delà de la satisfaction client et de l’optimisation des performances, on amène ainsi les équipes à construire ensemble une organisation efficace où chacun travaille sur la réduction des gaspillages (MURA), la maitrise de la variabilité (MUDA) et la recherche en commun de la limitation des surcharges (MURI).

On garantit ainsi le coté vertueux d’une démarche afin de ne pas tomber dans les travers d’une optimisation purement financière, sans prise en compte de la pérennité, qui sera rendue possible par l’Homme.

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