Le service logistique a beaucoup évolué ces dernières années avec :
- Une augmentation de la charge de travail (en 5 ans : +50% de sessions programmées, +100% d’inscriptions)
- Des exigences croissantes (Qualiopi, intégration du Digital…)
- Une équipe « jeune » : 50% de l’équipe a moins d’un an d’expérience sur son poste
Toutes ces évolutions nécessitent de revoir certaines pratiques et process pour travailler en sérénité.
La démarche avait pour objectifs :
- De faire un état des lieux à partir d’un diagnostic 360°
- De prioriser les chantiers d’amélioration
- D’accompagner la démarche sur 2-3 chantiers
- De rentrer dans une logique d’amélioration continue basée sur la résolution de problèmes
Les chantiers d’amélioration :
Bon du 1er coup facturation : amélioration du BPC de 70% à 90%
Chantier GAP (Equivalent aux AIC) : Amélioration du niveau de maturité du niveau jaune à bleu. Le GAP est devenu une référence au niveau des services
Chantier BI : Gains de temps en interne (1/2 journée/mois) en évitant les ressaisies. Gains de temps pour les autres services et visuel en direct (RRF et RH)
Formation au MRP (méthode de résolution de problème) : Encrage de la culture d’amélioration continue avec en permanence 4 MRP.
Après avoir travaillé au sein du service, le chantier suivant a intégré les assistantes de sites pour améliorer toutes les interfaces.
Cette démarche d’étendre le périmètre peut être aussi envisagé avec les formateurs, les porteurs d’offres…
Avec l’augmentation de l’activité, il était nécessaire de repenser nos process, de gagner en efficacité, de diminuer les actions sans valeur ajoutée et de garantir la sérénité de l’équipe logistique. La perspective d’une démarche Lean faisait sens dans ce contexte. Nous avons donc recherché un cabinet capable de nous accompagner dans l’analyse et la mise en place de victoires rapides avec la contrainte du maintien de notre qualité de service. Après une phase de diagnostic, 3 chantiers d’amélioration ont été priorisés. Ces chantiers ont été répartis entre les membres de l’équipe pour pouvoir prendre le temps de les déployer sans interrompre les activités du service. Les 3 chantiers ont été menés avec succès grâce à l’accompagnement de Stéphanie. L’amélioration de nos AIC, la mise en place de nouveaux indicateurs et le travail autour de quick win nous ont permis une réelle amélioration en qualité perçue, d’améliorer le bon du premier coup et donc de gagner du temps et d’augmenter la satisfaction de l’équipe. Au-delà des chantiers réalisés, cet accompagnement Lean a permis d’insuffler une vraie dynamique d’amélioration continue au sein de l’équipe qui aujourd’hui dépasse les limites du service.