Mettre en place un système de gouvernance/pilotage des projets au sein de PILOT qui permette une meilleure maîtrise de leurs avancements.
La 1ère étape a été de faire un diagnostic en décembre 2020 en interviewant 12 personnes de différents services (Amélioration continue, Supply chain, Marketing, Direction, Informatique), intervenant de près ou de loin sur les projets.
Les résultats du diagnostic ont été les suivants :
- Les projets sont souvent menés à bien mais avec souffrance par manque de cadrage, gestion, suivi et disponibilité des acteurs.
- PILOT a une réelle expérience et volonté de mener des projets.
- Il y a trop de projets menés en même temps.
- Une méthodologie projet existe mais n’est pas appliquée par tous les services.
La 2ème étape a été d’identifier les leviers et axes d’améliorations possibles en termes de rituels, de coordination des ressources, … en janvier 2021.
La 3ème étape a été de créer un groupe de travail avec le plan d’action ci-dessous, pour la mise en place d’une méthodologie de gestion et suivi des projets afin de construire la structure d’animation et de gouvernance des projets (règles de priorisation, visuels, …).
Des formations ont également été dispensées aux chefs de projets sur la méthodologie et gestion d’équipe projet. Deux sessions ont été réalisées.
- Alignement sur la méthodologie de gestion de projets en mode DMAIC.
- Ancrage des rituels de suivi de projets en mode iObeya. Un point mensuel avec les chefs de projets et décideurs est réalisé afin d’affiner le système de pilotage, le niveau d’encours, de lever les freins à l’écoulement, mettre à jour les indicateurs, identifier les axes d’amélioration et sélectionner les projets à faire avancer.
D’autres sessions de formations sont prévues pour former de nouveaux chefs de projets. La méthodologie et les organisations sont prêtes pour mener à bien les nombreux projets de PCE (PILOT Corporation of Europe) sur 2022 afin d’accompagner le développement de l’entreprise PILOT.
Les premiers résultats sont concluants avec toujours une bonne dynamique des acteurs. Les besoins sont exprimés systématiquement et le portefeuille de projets est suivi et partagé afin de prendre les bonnes décisions. Les réceptions et bilans des projets sont planifiés. Les éventuels dysfonctionnements sont remontés afin d’améliorer la méthodologie. Les «Entretiens Individuels d’Evaluation» sont réalisés chaque fin d’année entre le manager et son collaborateur pour l’ensemble du personnel chez PILOT. Les Ressources Humaines ont recensé de nombreux retours positifs, de différents services de l’entreprise, sur la gestion et suivi des projets grâce à la méthode mise en place.