Réussir un projet d’innovation, c’est optimiser les phases et réduire l‘impact financier des problèmes. C’est également anticiper afin de créer l’agilité nécessaire pour permettre l’adaptabilité dans l’exécution du projet et la gestion des aléas. Le pilotage des projets devra être adapté suivant la typologie produit, le contexte technique et la diversité du portefeuille de projets.
Les défis et enjeux
Les enjeux communs associés au pilotage des projets d’innovation sont les suivants : Travailler sereinement en équipe afin de produire un projet conforme aux exigences, tout en tenant les délais fixés et à cots maitrisés !
Dans les démarches que nous accompagnons au sein des départements en charge de l’innovation, le constat est souvent le même : la difficulté de travailler en équipe transverse entraine des dérives sur les objectifs des projets.
Henry Ford décrivait le défi que représente le « Travailler ensemble » de la manière suivante : « Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; Travailler ensemble est la réussite ». Ce défi simple est pourtant complexifié par notre façon de piloter une activité. Il faut pour y parvenir s’aligner sur le périmètre et les objectifs, construire et structurer l’organisation, et maintenir une vision partagée. Mais des freins sont souvent constatés empêchant ce nécessaire alignement : des activités parallèles des équipes dont la charge est complétée par d’autres projets, une activité opérationnelle et bien d’autres priorités qui, parfois, constituent un frein pour le projet concerné.
Un seul enjeu : passer du groupe à l’équipe. Et pour cela, centrer les activités de l’équipe dans un rituel régulier devant un support commun. Pour y parvenir, travailler sur la coexistence des différents projets du portefeuille ainsi que les modalités de pilotage de chacun d’entre eux, est un prérequis pour pouvoir coordonner l’objectif global d’un projet et les actions identifiées dans un découpage systémique simplificateur. La route est longue pour passer de l’expérience de pilotage à une appropriation des méthodes, des outils et surtout de l’état d’esprit.
Les principes clés
Qu’il s’agisse du pilotage d’un projet unique ou d’un portefeuille de projets, il est nécessaire d’adopter une méthodologie qui intègre les bonnes pratiques de gestion de projet, de pilotage et d’accompagnement au changement associé. L’Obeya (physique ou digitale), outil du Lean, est parfaitement adaptée à l’amélioration et à la mise sous contrôle du processus d’innovation, et constitue un élément socle de ce pilotage.
En effet, pour réunir les équipes dans un rituel autour d’un support commun, l’Obeya est un lieu physique ou numérique qui rassemble l’ensemble des informations et des indicateurs nécessaires à la conduite des innovations. Un rituel est mis en place afin de traiter tous les points de blocage pouvant retarder le projet. Le management visuel et la transparence sont alors primordiaux. L’objectif est de partager les problèmes, d’évaluer les risques pouvant impacter la bonne exécution des tâches et de prendre avec les équipes, les décisions pour optimiser le flux global.
Les phases
L’animation du pilotage des projets d’innovation est réalisée selon les phases suivantes :
- Diagnostic des pratiques actuelles de pilotage avec les responsables du portefeuille de projets existants, à partir d’une analyse de l’existant en termes de cadrage, de structuration projet et de définition des rôles et responsabilités.
- Sélection des projets clés ou à risque.
- Structuration du ou des projets avec les étapes suivantes : Cadrage / Définition des équipes / Analyse charge-capacité / Structuration des Work Package par métiers / Définition des livrables / Visualisation du périmètre du portefeuille des projets.
- Elaboration des rituels de pilotage avec les étapes suivantes : Construction du Support / Macro-planning avec jalons, KPI, attentes client, plan d’action / Mise en place de l’équipe (définition, rôles et responsabilités, sponsoring projet) / Définition des indicateurs clés / Elaboration des modalités de pilotage (fréquence, durée, participants).
- Mise en test avec les équipes de pilotage et coaching.
Cette approche permet une interaction rapide et opérationnelle sur le pilotage d’un projet ou d’un portefeuille projets. L’exécution en mode agile avec l’Obeya projet garantit une implication des équipes de façon régulière, dans une même salle (physique ou digitale), pour suivre les projets à l’aide d’indicateurs préalablement définis.
L’utilisation d’un projet du portefeuille ou d’une partie d’un projet comme POC (Proof of Concept), comme « démonstrateur », permet de capitaliser et d’adapter le processus de pilotage des projets d’innovation avant un déploiement général.
Les facteurs clés de succès
Pour que le pilotage des projets, selon l’approche proposée, soit optimisé et permette l’accélération de la prise de décision, la fiabilité, la montée en sérénité des équipes au sein des projets et par alignement avec le management, les facteurs suivants issus des principes du Lean Management doivent être pris en compte :
- Lien direct entre la voix du client, celle du terrain et la réalisation du projet.
- Apport de visibilité sur le délai, la qualité, les coûts, les risques pour faciliter et maîtriser les projets.
- Coordination des actions et fluidification du flux d’information.
- Gestion de projet en flux tirés selon les jalons.
- Renforcement de l’efficience par la visualisation des tâches à long, moyen et court terme.
- Détection et traitement des dysfonctionnements au plus tôt, limitation des gaspillages (perte de temps, re-travail, …).
- Traçage des bonnes pratiques pour capitaliser et construire les processus standards.
- Accélération du flux et de la fiabilisation des livrables.
> Voir notre cas client Pilot