Les entreprises sont confrontées à des portefeuilles projets de plus en plus complexes : multiplication des initiatives, ressources limitées, contraintes budgétaires et délais serrés.
Sans une priorisation claire et un pilotage structuré, les projets s’accumulent, les équipes se dispersent et les résultats s’éloignent des objectifs fixés.
Le véritable défi réside dans la capacité à passer du groupe à l’équipe, en réunissant les parties prenantes autour d’une vision partagée et d’un pilotage commun.
Les défis et enjeux
Henry Ford décrivait le défi que représente le « Travailler ensemble » de la manière suivante :
Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; Travailler ensemble est la réussite.
Ce défi simple est pourtant complexifié par notre façon de piloter une activité. Il faut pour y parvenir s’aligner sur le périmètre et les objectifs, construire et structurer l’organisation, et maintenir une vision partagée.
Mais des freins sont souvent constatés empêchant ce nécessaire alignement :
- Trop de projets lancés en parallèle, sans arbitrage clair.
- Des ressources sollicitées sur plusieurs fronts.
- Des objectifs flous ou changeants.
- Des équipes transverses qui peinent à collaborer efficacement.
Travailler sur la coexistence des différents projets du portefeuille, ainsi que les modalités de pilotage de chacun d’entre eux, est un prérequis pour pouvoir coordonner l’objectif global d’un projet et les actions identifiées dans un découpage systémique simplificateur. La route est longue pour passer de l’expérience de pilotage à une appropriation des méthodes, des outils et surtout de l’état d’esprit.
Réussir un projet, c’est savoir choisir les bonnes priorités, structurer les actions et garder le cap malgré les aléas.
Les principes clés
L’objectif est de partager les problèmes, d’évaluer les risques pouvant impacter la bonne exécution des tâches et de prendre avec les équipes, les décisions pour optimiser le flux global.
- Prioriser les projets selon leur valeur stratégique et la capacité organisationnelle.
- Structurer le pilotage autour de l’Obeya (physique ou digitale), un espace de management visuel partagé.
- Mettre en place des rituels collaboratifs pour traiter rapidement les blocages, synchroniser les actions et maintenir l’engagement des équipes.
- Adopter une approche Lean pour renforcer l’agilité, la transparence et l’efficacité.
Les phases
L’animation du pilotage des projets d’innovation est réalisée selon les 5 phases suivantes :
- Diagnostic des pratiques actuelles et analyse du portefeuille.
- Sélection et cadrage des projets prioritaires.
- Structuration des projets (équipes, livrables, charge-capacité, Work Packages).
- Mise en place des rituels (planning, indicateurs, plan d’action, sponsoring projet).
- Mise en test avec un projet pilote ou un POC, puis généralisation.
Cette approche permet une interaction rapide et opérationnelle sur le pilotage d’un projet ou d’un portefeuille projets. L’exécution en mode agile avec l’Obeya projet garantit une implication des équipes de façon régulière, dans une même salle (physique ou digitale), pour suivre les projets à l’aide d’indicateurs préalablement définis.
L’utilisation d’un projet du portefeuille ou d’une partie d’un projet comme POC (Proof of Concept), comme « démonstrateur », permet de capitaliser et d’adapter le processus de pilotage des projets.
Illustration d'un affichage Obeya
Les facteurs clés de succès
Pour que le pilotage des projets, soit optimisé et permette l’accélération de la prise de décision, la fiabilité, la montée en sérénité des équipes au sein des projets et par alignement avec le management, les facteurs suivants issus des principes du Lean Management doivent être pris en compte :
- Alignement entre la voix du client, la réalité terrain et les objectifs du projet.
- Visibilité accrue sur les coûts, délais, risques et qualité.
- Coordination fluide des actions et gestion des projets en flux tirés.
- Détection précoce des dysfonctionnements et limitation des gaspillages.
- Capitalisation des bonnes pratiques pour standardiser et fiabiliser vos méthodes.
Résultats
Plus de visibilité, plus de réactivité, et des projets qui tiennent leurs délais, leurs coûts et leurs objectifs.
Pour aller plus loin
Mettre en place un système de gouvernance/pilotage des projets au sein de PILOT qui permette une meilleure maîtrise de leurs avancements.
>Voir notre cas client Pilot<
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